Sonntagmorgen, 9 Uhr. Gemütliches Frühstück im Kreise der Familie. Die Sonntagsruhe wird durch das Klingeln des Smartphones unterbrochen. Eine neue E-Mail ist eingetroffen. Wer will nicht schnell nachschauen, was in der Nachricht steht. Will jemand etwas von mir und muss ich sofort antworten?
So ein kleines Gerät kann viele Gedanken und Überlegungen in Gang setzen und die sonntägliche Ruhe stören. Doch dieses Dilemma ist für viele Menschen heutzutage ganz normal. Manche Smartphone-Nutzer berichten, dass der Blick auf eine neue Nachricht nach Feierabend oder am Wochenende zu Stresssymptomen führt. Dann ist es an der Zeit, persönliche Erreichbarkeitsregeln zu definieren.
Das Smartphone hat die einst sorgsam getrennten Lebensbereiche Arbeit und Freizeit schleichend miteinander verschmelzen lassen. Schnell auf Anrufe und Nachrichten reagieren zu können, war die Devise, denn so war man flexibel und auch unterwegs erreichbar. Vor Jahrzehnten saß man zu Hause oft stundenlang am Telefon, um keinen wichtigen Anruf zu verpassen. Heute mit den neuen technischen Entwicklungen kaum mehr vorstellbar.
Ähnlich verhält es sich mit der E-Mail. Früher schrieb man Briefe und es dauerte Tage oder Wochen, bis man eine Antwort erhielt. Heute werden Dutzende von E-Mails verschickt und empfangen. Kaum ist man einen Tag nicht im Büro, quillt der Posteingang über. Mit jeder Mail fühlt man sich überrannt und unter Druck gesetzt, weil man vielleicht innerhalb weniger Stunden eine Antwort erwartet.
Wann will ich erreichbar sein?
Nehmen Sie die Sache selbst in die Hand und stellen Sie für sich Regeln auf, wie Sie mit der ständigen Flut von Nachrichten und Anrufen umgehen. Besonders unhöflich und respektlos ist es, wenn Sie mitten in einer Besprechung ständig ans Telefon gehen müssen. Schalten Sie es abends und am Wochenende aus, wenn Sie nicht erreichbar sein müssen.
Halten Sie sich selbst an die Erreichbarkeitsregeln und rufen Sie Kunden und Kollegen außerhalb der normalen Geschäftszeiten nur in dringenden Fällen an. Sprechen Sie Ihre Mobilbox vor Urlaubsantritt ab, damit jeder Anrufer die notwendigen Informationen über Ihre Rückkehr und Ihre Urlaubsvertretung hat. Benutzen Sie für private Kontakte ein anderes Gerät und versuchen Sie, Privates und Geschäftliches zu trennen.
Wie gehe ich mit der E-Mail-Flut um?
Beim Umgang mit E-Mails helfen einige Grundregeln. Legen Sie im E-Mail-Programm mehrere Ordner für unterschiedliche Prioritäten an. Die Sortierung verhindert Chaos im Posteingang und hilft, Dringendes zu erkennen. Bei der Ablage von Newslettern, Pressemitteilungen und Werbemails hilft eine Filterung in die jeweils angelegten Ordner. Nicht jede Nachricht ist so wichtig, dass sie bearbeitet werden muss. Viele Mails verstopfen den Posteingang und lenken von der Arbeit ab. Experten schätzen, dass mittlerweile ein Zehntel der Arbeitszeit durch das Lesen und Bearbeiten unnötiger E-Mails verloren geht.
Vermeiden Sie ständige Störungen und Unterbrechungen des Posteingangs, indem Sie Signaltöne und Hinweisfenster ausschalten und auch nicht alle paar Minuten ins Mailprogramm schauen. Beobachten Sie im Büro, wie manche Kollegen reflexartig in den Posteingang schauen, wenn ein Ping-Geräusch eine neue Nachricht ankündigt. Besser ist es, mehrmals am Tag gezielt in den Posteingang zu schauen und die Mails in einem Rutsch abzuarbeiten. Sonst wird die elektronische Post zur Produktivitätsbremse.
Bevor Sie eine E-Mail schreiben, überlegen Sie, ob die Nachricht wirklich wichtig ist. Heutzutage werden viel zu viele unwichtige Nachrichten verschickt, weil sie schnell, billig und einfach zu versenden sind. Überlegen Sie vor dem Versenden, ob Sie die Nachricht auch mit der Hauspost über mehrere Stockwerke und lange Flure tragen würden.
Vorgesetzte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und nur wichtige und dringende Nachrichten versenden. Außerdem sollten E-Mails nicht um Mitternacht oder am Wochenende verschickt werden. Dies mag zwar das Engagement der Führungskraft für das Unternehmen rund um die Uhr widerspiegeln, aber Mitarbeiter zu führen bedeutet auch, sie nicht zu zwingen, in ihrer Freizeit zu reagieren.