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Tipps gegen E-Mail-Flut und der ständigen telefonischen Erreichbarkeit

Nicht jede Nachricht und Anruf ist so wichtig, dass man sofort reagieren muss. Tipps, wie man die Erreichbarkeit in den Griff bekommt.

Mobiltelefon

Sonntagmorgen, 9 Uhr. Gemütliches Frühstück mit der Familie. Die Sonntagsruhe wird durch einen Ton des Smartphone unterbrochen. Eine neue E-Mail ist angekommen. Wer will da nicht schnell schauen, was in der Nachricht geschrieben ist. Will jemand was von einem und muss ich sofort darauf antworten.

So ein kleines Gerät kann viele Gedanken und Überlegungen in Gang setzen und die sonntägliche Ruhe beeinträchtigen. Heutzutage ist dieses Dilemma für viele Menschen jedoch vollkommen normal. Einige Blackberry-Benutzer erzählen, dass ein rotes Blicken für den Eingang einer neuen Nachricht nach Feierabend oder am Wochenende zu Streßsymptomen führen würde. Dann wird es Zeit, um persönliche Erreichbarkeitsregeln zu definieren.

Das Smartphone hat die früher sorgfältig getrennten Lebensbereiche Arbeit und Freizeit schleichend ineinanderfließen lassen. Schnell auf Anrufe und Nachrichten reagieren zu können war die Devise – denn damit war man flexibel und konnte unterwegs angesprochen werden. Vor Jahrzehnten saß man oft stundenlang daheim neben dem Telefon, um ja den wichtigen Anruf nicht zu verpassen. Heutzutage mit den technischen Neuentwicklungen kaum mehr vorstellbar.

Bei dem Thema E-Mail ist es ähnlich. Früher wurden Briefe geschrieben und es dauerte schon einige Tage oder sogar Wochen, bis eine Antwort zurück gesendet wurde. Heute werden Dutzende E-Mails gesendet und empfangen. Kaum ist man einen Tag nicht im Büro, schon quillt das Mailpostfach über. Mit jeder Mail hat man das Gefühl überrollt zu werden und fühlt sich unter Druck gesetzt, weil möglicherweise innerhalb weniger Stunden eine Antwort erwartet wird.

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Wann will ich erreichbar sein?

Nehmen Sie das Heft selber in die Hand und definieren Sie für sich selber Regeln, um die Last mit der ständigen Nachrichten- und Anrufflut in den Griff zu bekommen. Besonders unhöflich und respektlos ist es, wenn Sie mitten in einem Gesprächstermin ständig an das Telefon gehen müssen. Schalten Sie das Gerät abends und auch am Wochenende aus, falls Sie nicht erreichbar sein müssen.

Halten Sie sich selber an die Erreichbarkeitsregeln und rufen Sie Kunden und Kollegen außerhalb der normalen Geschäftszeiten nur in Notfällen an. Wer abends auf Nachrichten antwortet, von dem erwartet man das auch in weniger dringenden Fällen.

Besprechen Sie Ihre Mobilbox vor Ihrem Urlaubsantritt, damit jeder Anrufer die nötigen Informationen über Ihre Rückkehr und Ihre Urlaubsvertretung hat. Benutzen Sie für Ihre privaten Kontakte ein separates Gerät und versuchen Sie zwischen privat und geschäftlich zu trennen.

Wie gehe ich mit der E-Mail-Flut um?

Beim Umgang mit E-Mails helfen einige Grundregeln. Richten Sie im Mailprogramm einige Ordner für unterschiedliche Prioritäten ein. Die Sortierung verhindert Chaos im Maileingang und hilft, das Dringende zu erkennen. Für das Ablegen von Newsletter, Pressemitteilungen und Werbemails hilft eine Filterung in die jeweils angelegten Ordnern. Nicht jede Nachricht ist so wichtig, dass sie bearbeitet werden muss. Viele Mails verstopfen den Posteingang und lenken von der Arbeit ab. Ein Zehntel der Arbeitszeit gehen nach Expertenschätzungen mittlerweile damit verloren, unnütze Mails zu lesen und zu bearbeiten.

Vermeiden Sie andauernde Störungen und Unterbrechungen bei Maileingang, indem Sie die Hinweistöne und –fenster abschalten und auch nicht jede paar Minuten in das Mailprogramm schauen. Beobachten Sie im Büro mal einige Kollegen, wie diese reflexartig ins Postfach schauen, nachdem ein Ping-Geräusch auf eine neue Nachricht hinweist. Arbeiten Sie mit der nötigen Effizienz. Schauen Sie lieber tagsüber gezielt einige wenige Male in das Postfach und bearbeiten Sie die Mails in einem Stück. Andererseits entwickelt sich die elektronische Post zu einem Bremsklotz der eigenen Produktivität.

Überlegen Sie vor dem Schreiben einer Mail, ob die Nachricht wirklich so wichtig ist. Es werden heutzutage zu viele belanglose Nachrichten verschickt, da diese sich schnell, kostengünstig und problemlos verschicken lassen. Denken Sie vor dem Absenden darüber nach, ob Sie für die Nachricht auch mehrere Stockwerke und lange Gänge gehen würden, um diese per Hauspost zu überbringen.

Vorgesetzte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und nur wichtige und dringende Nachrichten versenden. Daneben müssen die wenigsten Mails um Mitternacht oder am Wochenende versendet werden. Es mag damit ein Engagement der Führungskraft rund um die Uhr für das Unternehmen ausdrücken, doch Mitarbeiter führen bedeutet auch, diese nicht in ihrer Freizeit zu einer Reaktion zu zwingen.

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